Optimiser votre parc de photocopieurs suppose de tenir compte d’un ensemble de critères qui vont du choix des équipements et de leur dimensionnement en passant par l’utilisation qui est faite des matériels. Une fois cette visibilité acquise, vous aurez toutes les cartes en main pour instaurer, au sein de votre structure, une politique globale d’impression, résultant des meilleures pratiques.
Sollicitez l’accompagnement d’un professionnel
On considère qu’un photocopieur est performant lorsqu'il est capable d'exécuter chaque tâche attribuée en un temps record avec un excellent rendu tout en étant économe en encre. Pour optimiser l'utilisation de votre ou de vos copieurs d'entreprise, un suivi régulier de chaque équipement reste indispensable.Faites procéder à un diagnostic de votre parc informatique
Afin d’optimiser votre parc d’impression qui regroupe un certain nombre d’appareils, la première action à mettre en place consiste à réaliser un audit sur les besoins réels de votre entreprise en volume de copies. Cette analyse évitera des dépenses inutiles liées à l’utilisation de photocopieurs surdimensionnés. En effet, instaurer une meilleure organisation aide à réduire les coûts liés à l’utilisation de chaque photocopieuse. En limitant leur nombre, voire en supprimant certains copieurs obsolètes ou trop gourmands en énergie vous réaliserez très rapidement des économies de fonctionnement. Si vous avez décidé de mettre à jour votre parc en raison d’une modification de flux de travail ou pour toute autres raison, n'hésitez pas à contacter un expert. Dans le cas où vous souhaiteriez vous équiper ou changer vos machines à photocopier, vous trouverez un large choix de modèles sur materiel-informatique.fr.Remplacez vos vieux appareils par des modèles multifonctions plus performants et éco-responsables
Il est souvent plus judicieux de supprimer les machines inutiles et de remplacer plusieurs copieurs par une seule imprimante multifonctions qui fera à la fois office de photocopieuse, imprimante, scanner et éventuellement fax. Même s'il est vrai que le coût de ce type de machine est élevé et nécessite un certain budget, il s'avèrera à la longue économique. Cet équipement utilisable en réseau et relié à plusieurs postes informatique vous fera économiser sur vos factures d’électricité. Vous gagnerez par ailleurs de la place en surface de bureau et profiterez de performances optimales de votre appareil, bien souvent supérieures à celles générées par plusieurs petits équipements.Au final, un copieur multifonction sera toujours plus rentable toujours moins onéreux que le cumul d’un photocopieur, d’une imprimante et d’un scan. Quel que soit vos matériels de bureautique, un professionnel vous aidera à trouver une solution d’impression adéquate. Il vous conseillera aussi sur l’opportunité d’une réparation ou la nécessité du remplacement de votre copieur au regard du volume de copies réalisé mensuellement dans le cadre de votre activité.
Choisissez un prestataire pour la maintenance de votre parc de copieurs
Pour les professionnels, le meilleur moyen d’optimiser leur parc de copieurs consiste à s’associer à un fournisseur en matériel de reprographie. Ils obtiendront ainsi des données précises qui les aideront à faire des choix optimisés pour gérer la durée de vie de leurs matériels. La souscription d’un contrat de maintenance lors de l’achat ou de la location d’un ou plusieurs photocopieurs vous libère de l’entretien de vos outils d’impression.
Prêtez attention aux signaux d’alerte de votre photocopieur
Comme c’est le cas dans de nombreux domaines, il est essentiel de surveiller périodiquement le bon fonctionnement de vos équipements pour produire des photocopies de qualité. Prenez soin de vos appareils en les faisant vérifier régulièrement. Cela vous évitera tout d’abord les pannes et le changement prématuré de vos machines. Par ailleurs le fait de procéder à une surveillance régulière de votre parc vous aidera à en optimiser le rendement. Les principaux signes pouvant mettre l’accent sur les disfonctionnements les plus courants d'un copieur multifonctions sont principalement :- Une mauvaise qualité d’impression ou de résolution d’impression
- Des bourrages réguliers de papier à l’intérieur de la machine
- Une lenteur de scannage
- Un temps d’arrêt trop long, des difficultés au démarrage
Le coût par page, une notion essentielle à prendre en compte
Lorsque vous achetez une copieuse/imprimante, vous devrez bien entendu l’alimenter régulièrement en consommables (toners ou cartouches d’encre). Pour en optimiser l'usage, il convient maintenant de considérer le coût à la page de votre photocopieur.Le coût à la page dépend du prix des consommables utilisés et de leur autonomie c’est-à-dire le nombre de pages que vous pouvez imprimer avec une cartouche. Le coût à la page vous indique donc le coût d’exploitation réel de votre imprimante sur le long terme. Pour le calculer il suffit de diviser le prix d'achat du pack de consommables par le nombre total de pages imprimables avec un seul jeu de consommable. En effet, investir dans une machine qui présente un coût par page raisonnable se révèlera au final beaucoup plus intéressant (même si vous avez au départ investi dans un matériel haut de gamme).
Certains copieurs, en raison de leur âge ou de leur qualité, dépensent beaucoup d’encre et nécessitent un remplacement fréquent de consommables. À la longue le coût cumulé de ces derniers peut devenir un gouffre financier. Il devient alors beaucoup plus intéressant de remplacer un matériel qui use beaucoup d’encre ou de toner par un autre, rechargeable avec des consommables endurants et économiques et qui sera donc au final beaucoup plus rentable.
Imprimer des documents de qualité : quelques conseils
Pour produire des impressions de qualité, il n’est pas toujours nécessaire d’investir dans un matériel haut de gamme. Quelques conseils d’utilisation peuvent suffire à optimiser la qualité du rendu. Vous pouvez par exemple :Utiliser des paramètres de résolution dpi (points par pouce) élevés
Au titre des critères à prendre en compte au moment de d'investir dans un copieur, la résolution représente un élément déterminant. La résolution est exprimée en points par pouce (ppp) ou dot per inch (dp). En effet, c’est d'elle dont dépend la qualité d’impression des documents. Il faut savoir que plus la résolution indiquée sur l’appareil est élevée, plus vous obtiendrez des textes, des graphiques ou des images restitués avec un rendu clair et net. Si votre appareil ne dispose pas d'une résolution hautement élevée, il existe une astuce pour obtenir des photocopies de qualité. En fonction du type d’imprimante utilisée vous pouvez modifier les paramètres de résolution au dpi supérieur. D'une manière générale vous choisirez une valeur de résolution moyenne dès lors que les textes à photocopier sont en noir/blanc. En revanche, s'ils sont en couleur ou s'il s'agit d'images, la valeur de la résolution doit être la plus haute possible. Seul petit inconvénient : l’impression risque de prendre plus de temps.Nettoyer les têtes d’impression
Un nettoyage des têtes d'impression s'impose si vos cartouches ne sont pas utilisées assez régulièrement. En effet, il arrive que l'encre sèche et altère la qualité de vos copies. Pour pallier ce problème n’hésitez pas à procéder à un nettoyage des têtes d'impression que vous pouvez lancer via un programme sur votre périphérique ou faire manuellement.Configurer la vitesse de copie
Cet élément est capital au moment de l’achat d’une photocopieuse. La vitesse de copie et d’impression sont exprimées en ppm (page par minutes). Avec un modèle ultra rapide qui utilise la technologie laser et une vitesse comprise entre 25 et 45 ppm vous imprimerez moins de 2500 pages par mois. Si votre activité implique des travaux excédant plus de 2500 pages par mois, une machine de 75 ppm en moyenne est préférable. Si vous estimez que la vitesse n’est pas suffisante vous pouvez en régler le paramétrage en allant dans le menu des paramètres de votre photocopieur.