Tamponner des documents pour attester son origine est une pratique courante chez les entreprises. Bien que son utilisation ne soit pas obligatoire, force est de constater que le cachet constitue un instrument de documentation incontournable pour les professionnels. Si dans son aspect traditionnel, le cachet ne peut être apposé que sur un support physique, à l’heure actuelle, il est désormais possible de l’apposer sur un document numérique en utilisant un autre modèle de cachet qu’on appelle cachet numérique. Étant encore assez récentes, nombreuses entreprises se posent des questions sur les véritables utilités et avantages de ce type de cachet. Pour vous donner une idée de ses avantages et vous permettre de prendre la bonne décision, voici les bonnes raisons d’utiliser le cachet numérique pour les entreprises.
Focus sur le cachet numérique
Le cachet numérique est juridiquement encadré par le règlement européen eiDAS. Selon ce règlement, il désigne « les données sous format électronique annexées à d’autres données sous format électronique, ou associées logiquement à celles-ci, afin de garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières ». Comme son nom l’indique, le cachet numérique est un cachet présenté sous format électronique. En général, il a pour principal rôle d’authentifier et d’identifier l’entreprise auteur d’un document. Tout comme le tampon traditionnel, le cachet numérique peut être utilisé sur tous types de documents (correspondances, factures, fiche de paie, etc.) du moment que ceux-ci sont également de nature électronique. Dans la plupart du temps, les gens ont tendance à confondre le cachet électronique et la signature électronique. À la différence de la signature électronique qui permet d’identifier de manière individuelle le signataire, le cachet électronique est plutôt destiné à identifier une personne morale comme les entreprises, les associations, ou encore les organisations publiques ou privées, sans forcément présenter l’identité de son représentant. Pour fournir plus de sécurité aux documents, l’entreprise a la possibilité d’utiliser soit le cachet électronique avancé, soit le cachet électronique qualifié. Pour savoir comment obtenir un cachet numérique pour votre entreprise, n’hésitez pas à suivre ce lien : plugnsign.com
Cachet numérique : une véritable garantie d’authenticité
À ce jour, les fraudes documentaires sont de plus en plus fréquentes. L’utilisation d’un cachet permet de réduire le risque de falsification des documents. Compte de l’importante mutation technologique et numérique actuelle, les entreprises sont bien obligées de s’adapter à l’évolution pour mieux se protéger. C'est la raison pour laquelle, il est essentiel de se doter d’un cachet d’entreprise numérique. Au-delà de son rôle de personnalisation de document, le cachet numérique est aussi un instrument d’authentification important pour les entreprises. Vis-à-vis des tiers, le cachet numérique s’apparente comme une garantie de fiabilité. Étant encadré légalement, le cachet d’entreprise numérique ne peut être créé n’importe comment. Pour avoir la même valeur juridique que le cachet traditionnel, sa confection doit être conforme aux exigences du règlement eiDas. Afin de renforcer la sécurité des documents, en plus d’un cachet numérique simple, les entreprises ont la possibilité de se doter d’un cachet électronique avancé ou d’un cachet électronique qualifié. Toutefois, leur confection doit obéir à certaines règles. Si vous désirez en savoir plus, vous pouvez consulter un site spécialisé.
Rapidité et facilité des procédures de documentation
Au cours de son existence, une entreprise doit toujours avoir des documents à produire et à fournir à ses interlocuteurs. Pour les entreprises qui sont amenées à cacheter un nombre important de documents en une journée, le cachet numérique est véritablement une solution très pratique. En effet, par rapport au cachet traditionnel, ce dernier demeure beaucoup plus pratique et efficace. Une fois que vous avez créé et enregistré votre tampon électronique, son apposition se fait en un seul clic. Ainsi, vous pouvez cacheter plusieurs documents en un rien de temps. En plus d’être facile d’utilisation, le cachet d’entreprise numérique permet un gain de temps considérable. Ce qui pourrait être un avantage économique important pour votre entreprise dans la mesure où il permet à vtre personnel d’être plus performants et de monter rapidement en compétence. Pour obtenir un cachet électronique en bon et due forme, il est conseillé de faire appel à un professionnel qualifié et fiable. Actuellement, vous pouvez facilement le trouver en faisant quelques recherches sur internet. Mis à part la réputation du prestataire dans le marché du cachet d’entreprise, vos critères de choix doivent se focaliser sur vos besoins en matière de sécurisation de données.
Protection de l’environnement
Vous êtes sans doute loin d’imaginer le rapport qu’a le cachet numérique avec la protection de l’environnement. En fait, l’apparition du cachet électronique a été une opportunité pour les protecteurs de l’environnement de responsabiliser les entreprises et les inciter à participer activement à l’atteinte de leur objectif. Mais, concrètement, en quoi le cachet numérique peut-il contribuer à la protection de l’environnement ? En réalité, opter pour le cachet numérique présente aussi un avantage environnemental non négligeable. Étant donné que son usage tend à abandonner petit à petit l’utilisation des papiers au quotidien, il contribue largement à la réduction de l’abattage des arbres qui demeure le principal produit de fabrication des papiers. Alors, soyez responsable et dotez-vous de votre propre cachet numérique pour être reconnaissant envers la terre mère.